Indholdsfortegnelse

• 1. Dataansvarlig
• 2. Behandling af personoplysninger
  • 2.1 Opskrivning på venteliste
  • 2.2. Optagelse på skolen
  • 2.3 Legitimer interesser
  • 2.4 Særlige behandlinger
  • 2.4.1 CPR-nummer
  • 2.4.2 Bestilling af IT-udstyr til elever med særlige udfordringer
  • 2.4.3 Samarbejde med pædagogisk psykologisk rådgivning (PPR)
  • 2.4.4 Intern kommunikation lærerne imellem
  • 2.4.5 Offentliggørelse af billeder og filmoptagelser på skolens hjemmeside og på sociale medier
• 3. Opbevaring og sletning af personoplysninger
• 4. Overladelse og overførsel af dine personoplysninger
• 5. Retten til at trække samtykke tilbage

1. Dataansvarlig

Med denne privatlivspolitik informeres du om vores behandling af dine personoplysninger, ligesom du informeres om dine rettigheder i den forbindelse. Friskolen Vildskud er dataansvarlig for de personoplysninger, som vi modtager og behandler om dig.

Vores kontaktoplysninger er:
Friskolen Vildskud
CVR-nr. 4533 5232
Paludan-Müllers Vej 48
8200 Aarhus N
E-mail: info@friskolenvildskud.dk
Telefon: 9399 6339

2. Behandling af personoplysninger

Nedenfor kan du finde en beskrivelse af hver enkelt behandlingsaktivitet, information om hvilke personoplysninger der behandles, formålet med behandlingen, behandlingsgrundlaget, videregivelse, behandlingens varighed og, hvor dette er relevant, oplysning om overførsel af personoplysninger til tredjelande.

I de tilfælde, hvor vi har modtaget oplysninger om dig fra en tredjepart vil du ligeledes finde en beskrivelse af, hvilken kilde oplysningerne er modtaget fra.

2.1 Opskrivning på venteliste
Med henblik på registrering og håndtering af din opskrivning af dit barn på vores venteliste, behandler vi almindelige personoplysninger om dig i form af navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, civilstatus og forældremyndighed samt oplysninger i forbindelse med modtagelse af kvittering på din betaling af årligt gebyr.

Til samme formål behandler vi endvidere personoplysninger om dit barn i form af navn og ønsket optagelsestidspunkt.

Retsgrundlaget for behandlingen af almindelige personoplysninger om dig og dit barn er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitime interesser), idet det er i vores legitime interesse at behandle almindelige personoplysninger om dig og dit barn med henblik på at registrere og håndtere din opskrivning af dit barn på vores venteliste.

2.2. Optagelse på skolen
Som led i opfyldelsen af vores aftalemæssige forpligtelser med dig om at optage dit barn på skolen behandler vi almindelige personoplysninger om dig og dit barn i form af navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, barnets optagelsesdato, klassetrin, eventuelle søskende indmeldt på skolen, oplysninger om civilstatus og forældremyndighed, billede af barnet, eventuel tilmelding til fritidsordning, beløb til betaling, udmeldelsesdato, navn på kommende skole, økonomisk mellemværende med skolen, udlånte materialer til følgende formål:

• Optagelse af barnet som elev på skolen og i fritidsordning
• Oprettelse af eleven i systemer, herunder på stamkort
• Indkrævning af skolepenge samt indskud
• Give elever adgang til relevante læringsportaler
• Registrering af udlånte materialer
• Udmeldelse af eleven fra skolen og fritidsordning
• Behandlingen af dine almindelige personoplysninger er nødvendige af hensyn til opfyldelse af en kontrakt med dig i forbindelse med optagelse af dit barn på skolen, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt).

2.2 Vores retlige forpligtelser
Som led i opfyldelsen af vores retlige forpligtelser som privatskole behandler vi almindelige personoplysninger om eleven i form af navn, adresse, klassetrin, om der søges om skolepenge eller til fritidsordning eller begge dele, oplysninger om indkomst, tilskudsbeløb, kontonummer, tildelt ekstra støtte, emne for korrespondance med forældre, herunder oplysninger om fx konflikter, hændelser, underretning og fravær, skoleperiode, oplysninger i udtalelser, herunder sociale kompetencer, barnets udfordringer, konkrete metoder/løsninger på særlige udfordringer og faglige styrker, fakturaoplysninger, oplysninger om trivsel, testresultater, elev nr., noter fra prøver, adfærd, familieforhold, faglige forhold, personlige forudsætninger, social færdigheder og praksisfaglige forudsætninger, uddannelsesparathedsvurdering til følgende formål:

• Ansøgning om fripladstilskud, midlertidig skolepenge/fritidsordning og DSA-tilskud
• Indberetning til Undervisningsministeriet og til Karakterdatabasen
• Opbevaring af kopi af elevers prøvebeviser og tilhørende bilag
• Korrespondance med forældre som led i elevernes daglige gang på skolen
• Give eleverne karakterer og gøre dem tilgængelig for elever og forældre
• Udarbejdelse af elevudtalelser og afgangsbeviser til elever
• Føre journal over elevernes fremmøde/fravær
• Bestilling af ordblindetest og IT-udstyr til elever med særlige udfordringer
• Sikre at eleven får den nødvendige, lovpligtige vejledning fra pædagogisk psykologisk rådgivning (PPR), vedrørende dansk som andet sprog (DSA), adfærd, kontakt og trivsel (AKT) samt matematik og læsning
• Gennemførelse og vurdering af mundtlige og skriftlige prøver
• Vurdering af elevens uddannelsesparathed
• Løbende registrering af historik for den enkelte elev i klasseloggen
• Oprettelse af adgangskort i forbindelse med brobygning med et uddannelsesperspektiv
• Kommunikere med eleverne og lærerne imellem således, at skolen kan overholde en retlige forpligtelse til at fastsætte rammer, tilrettelægge undervisningen, formidle opgaver til eleverne og sikre et godt og sikkert undervisningsmiljø

Behandlingen af dine almindelige personoplysninger er nødvendige af hensyn til opfyldelse af vores retlige forpligtelser som privatskole i forbindelse med optagelse af dit barn på skolen samt til efterlevelse af de rammer og den tilrettelæggelse, Friskolen Vildskud har fastsat særligt med udgangspunkt i bl.a. friskoleloven, bekendtgørelse om underretningspligt over for kommunalbestyrelsen efter barnets lov, bekendtgørelse af lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø samt bekendtgørelse af lov om kommunal indsats for unge under 25 år, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (overholdelse af en retlig forpligtelse).

Der sker videregivelse af følgende almindelige personoplysninger:

• Elevens navn, adresse, om der søges om skolepenge eller fritidsordning eller begge dele, tilskudsbeløb, forældres navne, adresser, kontonummer, afstand mellem hjem og skole sker til Fordelingssekretariatet i forbindelse med ansøgning om skole/fritidsordning-penge, fripladstilskud og befordringstilskud.
• Elevens navn, eksamen og karakterer til Børne- og Undervisningsministeriet (Karakterdatabasen og Optagelse.dk) i forbindelse med lovpligtig indberetning.
• Elevens navn, oplysninger om elevens udfordringer, konkrete metoder/løsninger på udfordringer og faglige styrker videregives til pædagogisk, psykologisk rådgivning (PPR) i forbindelse med kommunikation og underretning.
• Elevens navn og billede til Friskolen Vildskud til brug for entydig identifikation i forbindelse med udarbejdelse af adgangskort til skolen.

Retsgrundlaget for ovennævnte videregivelser er databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c (overholdelse af en retlig forpligtelse).

2.3 Legitimer interesser
Med henblik på at vi kan forfølge legitime interesser behandler vi almindelige personoplysninger om eleven i form af navn, adresse, klassetrin, billede, oversigt indeholdende navn på elever hvor forældrene ikke har meddelt samtykke til specifikke behandlingsaktiviteter, tidspunkt for afholdelse af skriftlige prøver, korrespondance med eleven og lærerne imellem til følgende formål:

• Udsendelse af klasseliste/telefonliste (uden adresser) til elevernes forældre, således at forældre og elever får indblik i, hvem de skal gå i klasse med og give forældre mulighed for at komme i kontakt med andre forældre i klassen fx for at lave legeaftaler.
• Tage billeder af eleven med henblik på produktion af en elevbog til brug for at give skolens medarbejdere et overblik over de enkelte elever således, at skolen kan forfølge en legitim interesse i at varetage det daglige fællesskab på skolen. Elevbogen udleveres kun til skolens medarbejdere og er således til intern brug.
• Give skolens administrative medarbejdere et overblik over elever, hvis forældre ikke har meddelt samtykke til specifikke behandlingsaktiviteter således, at skolen kan forfølge en legitim interesse i at sikre, at der ikke behandles personoplysninger om disse elever i de pågældende situationer.

Behandlingen af ovennævnte almindelige personoplysninger er nødvendige for, at vi som skole kan forfølge ovennævnte legitime interesser, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse).

Retsgrundlaget for videregivelsen er databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse).

2.4 Særlige behandlinger
2.4.1 CPR-nummer
Vi behandler dit barns CPR-nummer på baggrund af dit samtykke til følgende formål:

Sikre entydig identifikation af dit barn, herunder udstedelse af adgangskort i forbindelse med barnets deltagelse i brobygning i 10. klasse. Retsgrundlaget for videregivelsen er databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 2 (samtykke).

Du er til enhver tid berettiget til at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os via kontaktoplysningerne i pkt. 1. Derudover behandler vi dit barns CPR-nummer på baggrund af en forpligtelse til at videregive oplysningen til en offentlig myndighed og idet det følger af lovgivningen til følgende formål:

• Ansøgning om fripladstilskud, tilskud til skole/fritidsordning-penge, tilskud til støttetimer i forbindelse med dansk som andet sprog og tilskud til befordring, jf. databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 3 (videregivelse kræves af en offentlig myndighed)
• Eventuel bestilling af IT-udstyr, jf. databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 3 (videregivelse kræves af en offentlig myndighed)
• Kommunikation og underretning med pædagogisk, psykologisk rådgivning (PPR), jf. databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 3 (videregivelse kræves af en offentlig myndighed)
• Foretagelse af uddannelsesparathedsundersøgelse, jf. databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 3 (videregivelse kræves af en offentlig myndighed)
• Indberetning af elever og karakterer til Børne- og Undervisningsministeriet, jf. databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 1 (det følger af lov)
• Opbevaring af kopi af elevers prøvebeviser og bilag, jf. databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 1 (det følger af lov)
• Udarbejdelse af elevudtalelser og afgangsbeviser til elever, jf. databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 1 (det følger af lov) Der sker videregivelse af elevens CPR-nummer til:
• Fordelingssekretariatet i forbindelse med ansøgning om tilskud, jf. databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 3 (videregivelse kræves af en offentlig myndighed)
• Børne- og Undervisningsministeriet (Karakterdatabasen og Optagelse.dk) i forbindelse med indberetning af elever og karakter, jf. databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 3 (videregivelse kræves af en offentlig myndighed)
• Pædagogisk psykologisk rådgivning (PPR) i forbindelse med kommunikation og underretning, jf. databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 3 (videregivelse kræves af en offentlig myndighed)
• Friskolen Vildskud til brug for entydig identifikation i forbindelse med udarbejdelse af adgangskort, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2 (samtykke)

Du er til enhver tid berettiget til at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os via kontaktoplysningerne i pkt. 1.

2.4.2 Bestilling af IT-udstyr til elever med særlige udfordringer
Når vi bestiller IT-udstyr til elever med særlige udfordringer, behandler vi følsomme personoplysninger, herunder helbredsoplysninger, om eleven i form af resultat af ordblindetest, udskrift fra læge, lægefaglig dokumentation, kategorisering af handicap fx funktionsnedsættelse.

Behandling af ovennævnte følsomme personoplysninger er nødvendig for, at vi kan fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f (fastlægge retskrav).

2.4.3 Samarbejde med pædagogisk psykologisk rådgivning (PPR)
Når vi kommunikerer, samarbejder med og/eller foretager underretning til pædagogisk psykologisk rådgivning (PPR), behandler vi følsomme personoplysninger, herunder helbredsoplysninger, om eleven i form af oplysninger om barnets særlige udfordringer, vanskeligheder relateret til trivsel samt oplysninger om fx handicap og diagnoser.

Dette sker med henblik på at sikre, at eleven får den nødvendige, lovpligtige vejledning fra pædagogisk psykologisk rådgivning (PPR).

Behandling af ovennævnte følsomme personoplysninger og videregivelsen til pædagogisk psykologisk rådgivning (PPR) er nødvendig for, at vi kan fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f (fastlægge retskrav).

2.4.4 Intern kommunikation lærerne imellem
Når lærerne kommunikerer internt imellem hinanden, behandler skolen i nogle tilfælde følsomme oplysninger, herunder helbredsoplysninger, om eleven i form af oplysninger om fx elevens diagnoser og medicin. Formålet med behandlingen er at sikre, at eleven har et godt og sikkert undervisningsmiljø.

Behandling af ovennævnte følsomme personoplysninger er nødvendig for, at vi kan fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f (fastlægge retskrav).

2.4.5 Offentliggørelse af billeder og filmoptagelser på skolens hjemmeside og på
sociale medier
Vi behandler og offentliggør almindelige personoplysninger i form af stemningsbilleder og filmoptagelser af eleven på vores hjemmeside og sociale medier, herunder Facebook og Instagram, med det formål at give dig og kommende elever og forældre et indtryk af hverdagen.

Retsgrundlaget for behandlingen og offentliggørelsen af dit billede er dit samtykke i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Du er til enhver tid berettiget til at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os via kontaktoplysningerne i pkt. 1.

3. Opbevaring og sletning af personoplysninger

I dette afsnit kan du finde information om de opbevaringsperioder, der gør sig gældende for behandlingen af dine personoplysninger som nævnt ovenfor.

Venteliste
Når du skriver dit barn op på vores venteliste, behandler vi almindelige personoplysninger om dig og dit barn, så længe dit barn er skrevet op på ventelisten, eller indtil barnet når en alder, hvor det ikke længere er relevant at få en plads, hvorefter oplysningerne enten slettes, eller oplysningerne anvendes
til at optage dit barn som elev på skolen.

Optagelse
Vi behandler personoplysninger om elever og forældre, så længe eleven er optaget på skolen, hvorefter oplysningerne slettes ved udgangen af det år, hvor eleven er blevet udskrevet af skolen. I særlige tilfælde hvor skolen har et dokumentationskrav, fx hvor der er modtaget tilskud til specialundervisning,
eller hvor der er særlig stor risiko for, at skolen kan blive mødt med et retskrav, fx hvis eleven har haft særlige udfordringer og/eller behov som følge af en diagnose eller et handicap, opbevarer vi personoplysningerne i 5 år plus indeværende år til og med det indeværende skoleårs afslutning i
overensstemmelse med bogføringslovens regler.

Samtykke
Vi opbevarer dit samtykke til behandling af CPR-nummer og følsomme oplysninger samt de tilknyttede oplysninger, så længe dit barn er skrevet op på ventelisten, eller samtykket er tilbagekaldt.

• Kopi af elevens prøvebeviser og bilag opbevares i 30 år efter eksamens eller prøvens afslutning, jf. § 33, stk. 2 i bekendtgørelse om prøver og eksamen i grundlæggende erhvervsrettede uddannelser.
• Billeder og filmoptagelser vil alene være tilgængeligt på hjemmesiden og de sociale medier, så længe det vurderes at have en markedsføringsværdi eller samtykket tilbagekaldes.
• Vi opbevarer dit samtykke til behandling af billeder og filmoptagelser samt til kørsel i bil og på cykel og de hertil begrænsede oplysninger indtil eleven udskrives af skolen eller samtykket tilbagekaldes.
• Regnskabsmateriale, fx fakturaer og ansøgninger om offentlige tilskud, opbevares i 5 år plus indeværende år i overensstemmelse med bogføringslovens regler.

4. Overladelse og overførsel af dine personoplysninger

I forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger, overlader vi disse til behandling hos en række af vores databehandlere, herunder udbydere af IT-systemer og hosting-løsninger.

I forbindelse med vores brug af Google Workspace, kan der i henhold til Googles helt sædvanlige vilkår og i meget begrænset omfang ske overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS i de tilfælde, hvor vi måtte have behov for at få support fra Google. Overførslen sker i overensstemmelse med Googles standardvilkår.

5. Retten til at trække samtykke tilbage

For de behandlinger af personoplysninger, der hviler på dit samtykke, skal du være opmærksom på, at du til enhver tid har ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har
det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Hvis betingelserne herfor i hhv. databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven er opfyldt, har du følgende rettigheder:

Ret til at se oplysninger (indsigtsret), artikel 15
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere plysninger.

Ret til berigtigelse, artikel 16
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning, artikel 17
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling, artikel 18
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet), artikel 20
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Ret til indsigelse, artikel 21
Du har i de tilfælde, hvor behandlingen af personoplysninger er baseret på legitime interesser, ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Klage til Datatilsynet
Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet via www.datatilsynet.dk eller Datatilsynet, Carls Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, e-mail dt@datatilsynet.dk og telefon 33 19 32 00.

Hvis du ønsker at påberåbe dig dine rettigheder, kan du henvende dig til os ved brug af kontaktoplysningerne i pkt. 1.